Projekte sind geplante Maßnahmen, die es ermöglichen, konkrete Ziele zu erreichen und Veränderungen herbeizuführen. Sie sind zeitlich begrenzte Vorhaben mit klar definierten Zielen, Ressourcen und Anforderungen. Projekte gibt es in nahezu allen Bereichen des Lebens. Von der Entwicklung neuer Technologien über den Umbau einer Werkstatt bis hin zur Planung einer Hochzeit – jedes Projekt hat seine eigenen Besonderheiten.
Projekte bringen Menschen zusammen. Oft arbeiten Experten aus unterschiedlichen Bereichen zusammen, die sonst wenig miteinander zu tun hätten. Diese Vielfalt kann kreative und innovative Lösungen hervorbringen.
Projekte können uns zeigen, wie viel wir schaffen können, wenn wir strukturiert vorgehen und unser Ziel im Blick behalten.
Doch wie entstehen Projekte, wie werden sie geplant und erfolgreich umgesetzt? Dieser Artikel gibt einen Einblick, wie wir Projekte konkret gestalten – von der Idee bis zur Nachbereitung.
WIE ENTSTEHT EIN PROJEKT?
Projekte entstehen oft durch das Zusammenspiel von Beobachtung, Dialog und Bedarf. Was meinen wir damit für unsere Projekte für die Augenoptik?
Marktbeobachtung und Bedarfsabfrage
Ein Projekt kann aus der Beobachtung von Markttrends oder gesellschaftlichen Entwicklungen hervorgehen. Neue Technologien, veränderte Kundenanforderungen oder neue gesetzliche Vorgaben liefern häufig den Anstoß für ein Vorhaben.
Wenn wir ein vielversprechendes Projekt abwägen, fragen wir gerne auf diversen Kanälen nach dem Bedarf. Wir wollen
schließlich Probleme lösen und die Welt verbessern, nicht den Stakeholdern der Augenoptik etwas aufs Auge drücken, das unserer Meinung nach Sinn macht.
Kreative Ideen durch Dialog und Events
Innovative Ansätze entstehen oft in offenen Dialogformaten. Unsere Erfahrungsaustauschgruppen sprühen so vor vielversprechenden Ideen.
Außerdem lieben wir Open Spaces. Wir laden dann Menschen aus der Augenoptik ein, in einem strukturierten aber kreativen Rahmen Ideen zu entwickeln und Lösungen zu diskutieren. Solche Formate fördern spontane Einfälle und ermöglichen es, in der Gruppe ungewöhnliche Ansätze weiterzuspinnen. Daraus entstehen tolle Projekte. Diese Events veranstalten wir einige Male im Jahr.
Konkrete Anfragen
Manchmal beginnt ein Projekt direkt mit einer Anfrage von einer Organisation oder einem Unternehmen. Beispielsweise könnte ein Optiker eine ergänzende Idee für die „Ausbildung im Verbund“ haben. Wir schätzen diese direkten Inspirationen sehr da sie direkt aus dem Bedarf heraus entstanden sind.
WAS KOMMT NACH DER IDEE?
Nach der Ideenfindung ist es essenziell, die grobe Richtung des Projekts festzulegen und erste Ziele zu definieren.
In einem ersten Schritt geben wir dem Projekt einen groben Zielrahmen. Ein solches Ziel könnte lauten: „Wir Optiker möchten die Kundenzufriedenheit im Bereich Service verbessern“ oder „Wir möchten Azubis für das kommende Jahr einstellen“. Ein klarer Rahmen schafft Orientierung und dient als Basis für die Feinarbeit.
Nun bestimmen wir in einem zweiten Schritt die Zielgruppe. Wir analysieren die mögliche Wirkung des Projekts auf die Branchenmitglieder und sehen so genau, wer von unserem Projekt am meisten profitiert, wer also vorrangig als Projektmitarbeiter in Frage kommt. Dies könnten Fachgeschäft-Inhaber, optische Industrie, Auszubildende, Organisationen oder auch Endkunden sein. Auch ein Blick auf die Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen der Projektmitarbeiter lohnt sich um zu bestimmen, wen wir gerne zusätzlich für das Projekt z.B. als Unterstützer gewinnen möchten.
Das Projekt verbreiten
Damit ein Projekt umgesetzt werden kann, braucht es engagierte Mitwirkende, die wir auf uns aufmerksam machen müssen. Wir nutzen gerne unseren Newsletter, Social Media sowie Fachzeitschriften um ein neues Projekt vorzustellen. Durch die Verbreitung des Vorhabens stoßen wir das Gespräch über unsere Ziele an und erhalten dadurch weitere Aufmerksamkeit. Wir bekommen eigentlich immer die geeigneten Projektmitarbeiter da eine Mitarbeit freiwillig aus Überzeugung, ohne einer bindenden Mitgliedschaft, mit kalkulierbaren Risiken erfolgt. Die Anmeldung erfolgt bequem auf unserer Homepage.
ES BEGINNT
Wir beginnen mit einer Kick-off-Veranstaltung, die wir am liebsten in Präsenz abhalten. Wir lernen uns kennen und sprechen über die Art und Weise, wie wir miteinander arbeiten wollen. Wir stimmen uns ab über Verfügbarkeiten und Erwartungen. Kommunikation ist ein bedeutender Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Projektumsetzung. Daher gibt es bestimmte Kommunikationsregeln, die wir zu Beginn erläutern.
Wir definieren und präzisieren die Projektziele
Bevor die Arbeit beginnt, diskutieren wir die Projektziele mit allen Beteiligten. In dieser Phase können Anpassungen oder Konkretisierungen vorgenommen werden. Es entsteht ein gemeinsames Verständnis für das Projektziel, welches wir nun detailliert mit Hilfe der SMART-Formel festhalten.
Spezifisch: Was genau soll erreicht werden?
Messbar: Wie wird der Erfolg überprüft?
Attraktiv: Ist das Ziel motivierend?
Realistisch: Ist es umsetzbar?
Terminiert: Bis wann soll das Ziel erreicht sein?
Projektauftrag erstellen
Ein schriftlicher Projektauftrag bildet die formale Grundlage für die Umsetzung. Er ist umfangreich und enthält
den Hintergrund und die Zielsetzung des Projekts.
einen Überblick über die geplanten Schritte und Methoden.
eine Beschreibung der Rollen und Verantwortlichkeiten.
eine Zeit- und Ressourcenplanung.
Projektablaufplan erstellen
Der Ablaufplan ist im Grunde das Herzstück der Projektplanung. Wir setzen hier jedoch keine starren Vorgaben um die Begeisterung des Teams nicht durch solche Grenzen zu stören. Die Selbstorganisation im Team ist in der Lage, die nötigen Schritte pünktlich und zuverlässig umzusetzen. Unsere Begleitung ist aber stets gewährleistet. Bei Bedarf schreiten wir in den Ablauf ein und korrigieren. Hierbei achten wir immer auf
den Zeitbedarf: Wie viel Zeit wird für jede Phase benötigt?
die Reihenfolge der Schritte: Welche Aufgaben haben Priorität?
Abhängigkeiten: Welche Aufgaben hängen voneinander ab?
Meilensteine: Welche Etappenziele werden angestrebt?
Die Projektmitarbeiter wählen ihre Aufgaben selbst aus
Ein partizipativer Ansatz fördert die Eigenverantwortung und Motivation. Die Projektmitarbeiter können ihre Aufgaben entsprechend ihren Interessen, Stärken und Ressourcen wählen. Dadurch ergeben sich die besten Ergebnisse sowie eine angenehme, wertschätzende und gegenseitig unterstützende Arbeitsatmosphäre.
UMSETZUNG KOORDINIEREN
Die Koordination der Umsetzung ist eine kontinuierliche Aufgabe, die mit viel Feingefühl verbunden ist. Das besondere an unseren Projektmitarbeitern ist, dass sie alle ihre persönliche Motivation mitbringen und die Mitarbeit selbst gewählt haben. Dies schafft bereits eine erstaunliche Umsetzungskraft.
Um das Team Up-to-date zu halten und an die begrenzte Zeit zu erinnern, treffen wir uns regelmäßig zur Abstimmung in kurzen Video-Chats. Diese dienen häufig zur Klärung von Fragen sowie der Unterstützung bei Hindernissen.
Ergebnisse zusammenführen
Ergebnisse, die aus den verschiedenen Arbeitsteilen entstehen, werden gesammelt und zur Weiterbearbeitung vorbereitet. Ergebnisteile, die ineinandergreifen, werden harmonisch zusammengeführt.
Kommunikation und Abstimmung
Der Projektfortschritt muss intensiv begleitet werden um alle Projektmitarbeiter beteiligen zu können.
Da alle Beteiligten dieses Projekt zum ersten Mal umsetzen, bestehen wir auf eine achtsame Fehlerkultur.
Wir sprechen miteinander und informieren uns regelmäßig über Statusupdates über Fortschritte.
Wir geben Raum für Rückmeldungen und Ideen der Projektbeteiligten in Form von Feedbackschleifen.
Wir sind offen und flexibel, bei neuen Erkenntnissen, Anpassungen der Pläne vorzunehmen.
Wir wollen nicht nur intern kommunizieren. Wir unterstützen es, dass unsere Projektbeteiligten über verschiedene Kanäle über das Projekt sprechen.
PROJEKT ABSCHLIESSEN
Ein Projektziel ist entweder nach einem bestimmten Ereignis oder nach einer bestimmten Dauer beendet. Dies wird erstmal gemeinschaftlich gefeiert.
Um das Projekt in Gänze abzuschließen, bewerten wir anhand von Kennzahlen, Rückmeldungen, finanziellen Daten und weiterer Kriterien das Projekt auf den Erfolg. Wir fassen die wichtigsten Erkenntnisse zusammen und diskutieren diese im Projektteam. Die förmliche Entlastung der Projektmitglieder ist obligatorisch.
Kommunikation im Nachgang
Auch nach dem Abschluss eines Projekts halten wir interessierte Projektmitglieder gerne mit Informationen zu weiteren Entwicklungen auf dem Laufenden.
Einige Projekte für die Augenoptik entwickeln sich selbständig weiter. Dies beobachten wir genau und geben den Mitgliedern Rückmeldung.
Getreu dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber“ wollen wir gerne über unsere Projekte erzählen. Dies erfolgt in Interviews, bei Vorträgen, auf Messen, in Fachzeitschriften, auf Social Media… Wir laden auch unsere Projektmitarbeiter dazu ein, über die Erfahrungen, Erkenntnisse und Ergebnisse nach Projektabschluss zu berichten.
Manchmal entstehen aus abgeschlossenen Projekten direkt neue Ideen. Sicherlich hat der ein oder andere Lust, sich auch dem neuen Projekt anzuschließen. Auch aus dem Grund ist uns der Kontakt zu den Projektbeteiligten nach einem Projekt sehr wichtig.
Fazit
Ein erfolgreiches Projektmanagement erfordert nicht nur eine klare Struktur und Planung, sondern auch Flexibilität und Kommunikation. Indem alle Beteiligten eingebunden werden und regelmäßig Feedback geben können, sorgen wir dafür, dass ein Projekt nicht nur erfolgreich abgeschlossen wird, sondern auch nachhaltig positiv wirkt.
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